経費精算には各社各様の方法があります。テレビでも楽楽精算のCMが流れることがあるので、経費精算は、トピックな話題なのかと。
楽楽精算などの経費精算システム
テレビCMでもお馴染みの楽楽精算。
これはソフトを導入するのではなく、クラウド上のサービスを利用するものです。
料金体系は、「初期導入費用10万円+月額費用3万円～」とHPにあります。（2018年9月）
・交通費精算（ICカード取り込み、定期区間控除）
・出張精算（申請や日当計算）
・交際費精算
・自動仕訳（会計ソフトと連動）
・上司の承認を得るなどのワークフロー
等あります。
この他にもオプションで予算管理を設定する機能もあったりします。
中小企業からも利用できるのが、売りではあるのですが、常時10人程の会社では使いにくいのかなという印象です。
経費精算システムを入れることにより、手間が増えることも懸念されます。
楽楽精算に限らず、経費精算システムでは同じようなことができます。
給料と一緒に振り込む
給料と一緒に振り込む方法があります。私も従業員の時に経験があります。
支払う会社側は、支払を月1回にするメリットがあります。
しかし、これにはデメリットも・・・
それは”経費精算を集計して、給料に乗っける”という工程が増えることです。人事総務部があるような会社では、問題ないでしょう。
また、会計事務所が従業員の立替経費分を給料に乗っける仕事を請け負うこともありますが、これはどの領収書が従業員分なのか、社長立替分なのか判断できないことがあり混乱するリスクがあります。
従業員が少ないといっても手間であることには変わりません。
社長が従業員の経費を立て替える
この方法がシンプルで分かりやすいかと。従業員としては、経費を立て替え、戻ってくれば問題ないと感じるでしょうし。
従業員がタクシー、パーキング、ガソリン代などを利用したら、その分を社長のポケットマネーで立て替えて、領収書を受け取ります。
お金と領収書を交換するので、二重請求などの不正リスクも軽減できます。
電車などの交通費はレシートが無いので、紙、Excel、メールなど統一した方法で証拠を残しておきましょう。
その領収書を元に会計ソフトに入力します。（仕訳：経費//役員借入）
まとめ
経理方法を決めるときに難しく考えすぎないようにしましょう。ますます経理が面倒で嫌いになってしまいますので。
【編集後記】
午前に仕事をしてから、佐野プレミアムアウトレットへ。平日ということもあり空いてましたね。
