独立してから基本的には、電話使っていません。
雇われ時代に電話を使っていた時は、「電話に出るときに愛想が無い」などの指導を受けることが多かったです。
税理士法人の入社当時は、電話を受ける研修がありました。次の事務所でも講師をお呼びして電話の受け方みたいな研修も受けました。
電話で話しながらお辞儀、とかもやりましたね。
お辞儀しながら電話で話すと、相手に謝罪や感謝の意が通じるからという理由です。
文章で伝えるスキル、事前に伝えるスキル
色んな理由があり電話での問い合わせは受けていません。
実際、自宅事務所のデスク付近は、もの凄く電波悪いので、県外になってしまいます。
勤めているときは、相手にメールしすぐに電話して「先ほどメールした件ですが・・」と話していました。
反対にメールが来て、すぐに電話が来ることもありましたね。
電話を止めたことで、「メールで分かりやすく伝えるスキル」、「事前に伝えるスキル」が以前よりもアップしたと感じます。（あくまで主観ですが・・）
メールで伝えるスキル
メールが短すぎても分からないですし、長すぎても読まれない可能性があります。
改行や一文を短めにする、といったテクニック的なこともやっています。
時系列や前後の情報も記載する必要があると考えているので、論点は増やさずメールしています。
・他に質問したい論点があったら、返信されたメールに書く
・会うとき、Skypeで打合せするときに聞く（忘れるのでEvernoteにメモはします）
一回のメールに盛り込みすぎは、良くないかなと。
メール疲れしますし、「なら電話しよっか！」となるでしょう。
事前に伝えるスキル
メールをいつ確認するのかは、人によって違うかなと思います。
特に独立してからは、常にメールチェックはしていないですが、24時間以内には返信しています。
メールはすぐに見ていない前提で、スケジュールには余裕をもってメールしています。
ただ、”適切なタイミングでの”事前メールは難しいです。
私が良かれと思って事前にメールしたものの、相手方にとっては早すぎたり、遅いと感じるケースですね。
これは、時間に対する考え方のギャップではありますが、お互いに徐々に合わせていけるものかなと感じています。
電話ですぐに連絡したくなったのは自分の落ち度
・電話のほうが早い
・資料が足りないことに気付いて電話したい
・すぐに対応してほしいことがあるから電話したい
・事前に伝え漏れてがあって電話したい
といった状況になれば、それは自分の落ち度だと考えています。
そう思っていれば、相手にイライラすることもありません。
伝え方、タイミングが悪くて、うまく伝わっていなかったのでしょう。
電話したくなった私のせいです。
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