交通費の立替精算は従業員側も面倒と感じることが多いですが、支払側も同じく面倒なものです。交通費精算システムなどを導入しなくても、負担を軽くする方法をご紹介します。
※広島にて
経費精算の業務の流れ
経費精算の原則は、実費精算です。
経費精算システムなど導入していなければ、日々の交通費はネットで検索してexcelに入力しておき、２週間なり1か月ごとに精算しているかと思います。
業務の流れは、
①ネットで日々の交通費の検索
②excelなどに記録
③上司、社長に提出
④上司、社長は提出されたものを確認し承認
⑤振込、現金手渡し
になるでしょう。
⑤振込のデメリットは、立替金額が少額である割に振込手数料がかかる、ということです。従業員が１０人弱とはいえ、それなりの振込手数料になります。
社長が従業員に現金を手渡しする方法が原始的かもしれませんがベターかと。
精算した・してないのとトラブルを防ぐ手立てはしておきましょう。
【参考：従業員の経費精算はシンプルに】
従業員１０人未満の交通費精算
現金で交通費精算するのが、原始的ではあるがベターだとご紹介しました。
さらに支給する社長が楽になる方法があります。
それは、交通費精算の金額を従業員に「あえて切符料金で精算」してもらうことです。
消費税が５％→８％に変更された時代にICカードと切符料金が微妙に違っています。
切符料金は１０円単位です。
そのため、従業員にあえて１０円単位である切符料金で交通費精算してもらうことで、お金を支給しやすくなります。
会社としては細かい１円単位まで管理する機会が減りますので、それだけでもちょとした効率化です。
まとめ
今回ご紹介した”あえて切符料金で交通費精算”は社長からの指示があってから行うようにしましょう。
従業員の判断で、ICカード利用にも関わらず切符料金で精算するのは、少額とはいえ横領になりかねません。
とはいえ、切符料金で精算する方は一定数いるのが現実ですが・・・
【編集後記】
電車の振替輸送で久しぶりに山手線に乗りました。学生時代や最初に勤務した税理士法人のことを思い出し懐かしい気持ちになりました。
【育児日記】
季節の変わり目なので、パジャマの選択が難しいです。布団をかぶらないので長袖にしました。
